幹事の教習所

出欠が確定した時の注意

投稿日:2008年3月6日 更新日:

招待状が返ってきます

郵便受け

招待状を頑張って作った甲斐もあり、ぼちぼち出欠が決まります。

人数が確定したら、お店に連絡を入れておきましょう。たまに30人以下の場合は貸切最低料金を・・・なんて言い出す店もあるので気は抜けません。

返信ハガキにぜひとも余興をやりたい!なんて人がいればラッキーです。すぐに連絡をとって、内容に盛り込みます。

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期日までにハガキが返ってこない or 行けるかわからない

往復ハガキを送っても、返信しない人が1割~2割います。必ず。普通の幹事であれば、欠席と受け止めてしまえばいいのですが、

できる幹事は出席者を増やすことを考えます。

とりあえず、新郎新婦に連絡を入れてもらって、出欠の意思を確認しましょう。行けるかわからない・・・という回答であれば、わかったら連絡してもらうようにしましょう。

お店にはそのような人の人数を増減の可能性がある人数として、価格面を交渉しておきます。だいたい行けるかわからないと言ってた人が当日来る確率は50%以下です。

遅刻する・・・

遅刻

喜んでOKします。1時間以上なんて場合は会費を半額にしてあげましょうよ。ただし、半額でも会費を取りっぱぐれないように注意しましょう。

幹事としては、きっちりとした予算を弾きたいので、早めに人数を確定させたいのですがそれはあくまで幹事の論理です。

主賓である新郎新婦は、遅刻してでもたくさんの友人に会いたいでしょうから、招待したお客さんはなるべく来てもらうことを考えます。

それは盛り上げるポイントでもあります。

盛り上がり
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ドタキャンした人の会費を回収するか!?

返信ハガキで出席すると返信していても、連絡なしで当日来れない人が必ず1人・2人はいます。社会人として常識のある人は、後日、自ら会費を払ってくれますが、だいたいの人は会費を払ってくれません。

幹事や新郎新婦から後日請求するのも気が引けてなかなかできないものです。よって、ここはスパッと回収はあきらめましょう。この事態のためにドタキャン予備費を用意しておきます。

お祝儀
予算編成のポイント

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幹事はドタキャンした人に殺意を覚えますが、幹事道の格言”ドタキャンを憎んで人を憎まず”の精神で怒りを収めます。

まぁ、二次会の当日に駅で盲腸になって救急車で運ばれたワタクシの友人のような人もいるんで、会費払わせるのもかわいそうでしょ?

POINT

出席者を増やす!
あまりにも欠席が多い場合は会費などに問題があるかも!
会費が高いから欠席...なんて人もいるんでっせ。

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