幹事の教習所

予算編成のポイント

投稿日:2008年3月6日 更新日:

すぐに予算編成です!

お祝儀ボックス

会場が決まれば、すぐに予算編成です。二次会の方向性と会場の費用を考慮して、大まかな予算を決めます。

例として、招待者数:100人(男60人・女40人)出席率70%、会費:男8千円・女6千円とします。計算式は

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二次会収支の計算表

収入の部 支出の部
(会費)
①41(男)×8千円
②27(女)×6千円
①+②=49万円・・・③
*新郎新婦の会費なし
(店への支払)
④42(男)×4千円(支払単価)
⑤28(女)×4千円(支払単価)
④+⑤=28万円・・・⑥
(その他)
お祝い
新郎新婦援助
(雑費)
⑦ケーキ代:3万円
→どこで頼んでもだいたい3万円くらい。
⑧お花:0.5万円
→高砂席用。あとは披露宴の花を持ってくる。
⑨招待状:1万円
→ケチるところではない。
⑩その他:0.5万円
→ビンゴカード、チェキのフィルム・ペンなど。
⑪幹事会費免除:4万円
→人数が少ない場合免除するとかなりキツイ。
⑫ドタキャン予備会費:3万円
→これだけは確保する。
⑦+⑧+⑨+⑩+⑪+⑫=12万円・・⑬
*注:大雑把な計算です! ビンゴの景品代:③-⑥+⑬=9万円

とりあえずは、会費を設定するための試算なので、ある程度大雑把で大丈夫です。雑費は二次会の大小にかかわらず、固定でかかるものと覚悟しましょう。

二次会収支表(エクセル)の入力欄に参加者、会費を入力して何度か試算してみてください。参加者数が確定するまでは、きっちりとした予算を決めることはできませんので、招待者×0.7でとりあえずの会費を決めてしまいます。

新郎新婦に会費援助を頼むか?

赤字を避けるために幹事はなるべく会費を高く設定したくなりますが、新郎新婦はできれば会費を安くして参加者の負担を軽くしてほしいと思っています。

会費の設定が1万円以上になる場合や参加者が少ない場合などでは、新郎新婦に会費について相談してみるのもアリです。

新郎新婦によっては、会費や景品の援助など二次会を盛り上げるために協力してくれるハズです。

支出を抑えるポイント

お店への支払がほとんどなので、料理をビュッフェ形式で参加者×0.8人分。フリードリンクは当日の参加者数で計算してもらうように交渉しましょう。

どこのお店でも値切る余地があるのは、料理の質です。涙をのんでエビフライをメニューから外す決断を幹事は迫られます。

また、50人以下の参加者では、幹事の会費を免除すると予算がかなりキツくなります。会の成功を考えれば、会費免除なしが名幹事への近道かも知れません。

どこをケチるのか?

料理の質を落とすことについて異論は多々あると思います。意見が分かれるところなのですが、披露宴からそのまま二次会に参加する人が多い場合は、量と質を落としてもあまり文句は出ません。

逆に料理の量と質を落とさず、景品の量と質を落とすと文句を言う人も出てきます。また、料理と景品を豪華にして、会費を高くすると文句を言う人が出てきます。さらに料理と景品も豪華なまま、会費も安くして会場を居酒屋などにすると文句を言う人が出てきます。

ゲストの価値観はそれぞれなので、これはどうしようもないところです。大事なのはそれぞれのバランスです。ワタクシがあえてエビフライを外したのは、一番ケチったのがバレにくい!という理由なのです。

で、会費をいくらにする?

お祝儀

予算編成の上で最も重要なのは、会費です。幹事の実力が試されます。

予算割れを恐れるがあまり、会費を高く設定してしまうと、参加者が少なくなって逆に予算が苦しくなってしまいます。

ワタクシの経験では、特に女性は会費が高いと参加率が悪くなる傾向があります。男性からしっかりとって、女性の会費を安くする。夫婦での参加者をさらに安くするところまで考えましょう。

会費の相場は、都内や大都市圏では5千円から1万円、地方では3千円から8千円といったところでしょうか。ただ、人によっては相場でも高いと思う人もいるので、安いに越したことはありません。

男女の割合や新郎新婦の希望などを考慮して、柔軟に会費を設定する能力が幹事に求められます。

管理人の予算編成法

リクエストがあったのでワタクシのやり方を公開します。

まず女性の会費を破格の3千円に設定します(店への支払いが1人5千円でも)。続いて、夫婦の参加者を数えます。少なければ、夫婦は2人で8千円くらいに設定(多ければもう少しアップ)。そして、必要経費の残りすべてを男性の参加者に割りがけます。

すると、だいたい男性の会費が7千円くらいになります。こんな感じです。(もちろん幹事の会費免除は”ナシ”でドタキャン予備会費もゼロです)

このやり方だと、男性参加者から文句が多くなりますが、「ステキな女性が本日はたくさんお見えです。」の一言で、男性はなぜか非常に満足されます。

参加者の人数を読み間違えれば、すぐに予算割れの危険があるので、慣れない内はオススメしませんが、幹事道奥義”赤字3次会調整”を習得したあたりで挑戦する価値はあります。(失敗してもワタクシは責任をとりません!)

赤字3次会調整・・・幹事道禁断の奥義。2次会の赤字を3次会・4次会でコッソリ回収していく。常にシラフ状態の計算感覚と、参加者に値段が微妙に高いと悟らせない演技力が求められる。

バレると会費を着服していると取られ、ボコられるか自腹を切るハメになるゆえに”禁じ手”と幹事道では定めている。

女性の会費を安くする?

料理の質と同じく、意見が分かれるところが、”女性の会費を安くするか?”という問題です。

ある人は男女差別になるから、会費は男女同じにすべき!と言いますし、また、ある人は女性は男性より飲んだり食べたりする量が少ないのだから安くて当然!と主張します。

これはもうジェンダー論や金銭感覚など、思想的な問題になってくるので正解はありません。ただ、ワタクシの場合は女性の会費を安くするようにしています。経験的にその方が都合がいいからです。

女性はおしゃれやメイクにお金がかかるので明らかに男性よりも出費が多くなります。ヤボな男は、主役ぢゃないから気にしなくてもいいとかいいますが、ワタクシは二次会の度に、新しいワンピと靴とカバンを揃える乙女心をある程度、理解しております。ただ、ファーをしていくかいかないかで一日悩む気持ちはわかりません。

話がそれましたが、幹事として二次会の成功を考えたときに、女性ゲストの会費を安くして参加者を増やし、男性ゲストのテンションを上げた方が盛り上がるから、女性の会費を安くします。

それがワタクシの答えであって、不正解でもあり、正解でもあります。

二次会収支表(テンプレート)のダウンロードはコチラから

二次会予算収支表

とりあえずの会費を決める 会場を押さえて新郎新婦に招待者の人数を確認したら、とりあえずの予算を計算してみましょう。どの程度の予算になるかのおおざっぱな計算ですので細かい点は気にしなくて大丈夫です。 表 ...

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POINT

会場が決まれば、すぐ予算編成。
なるべく会費を安くして、参加者を増やすことを考える。
女の子は会費にシビアなんよ。

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