幹事の教習所

会場選びのコツ

投稿日:2008年3月6日 更新日:

なによりもまず会場押さえ!

ウエルカムボード

幹事の顔合わせが済んだら、新郎新婦にヒアリングした参加者数・要望等を考慮して、真っ先に会場を押さえます。

いい会場は結構予約が取れないものなので、何よりもまず会場を押さえなくてはなりません!

以下に会場選びのポイントを挙げます。

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会場選びのポイント

収容人数 店の言う収容人数×0.8くらいの参加者がベスト。ゆったりできる。着席or立食で収容人数が変わるので注意!
立地 結婚式の会場から徒歩圏内が理想。わかりにくい場所や、駅から遠く離れていると嫌がられる。
設備 最悪マイクがあれば何とかなる。プロジェクターもあればベター。音響設備は、CD・MD・パソコンなど確認しておく。
時間制限 通常は2時間貸切制だが、2時間半~3時間貸切がベスト。交渉すればなんとかなる。完全撤収時間をしっかりと確認しておかないとあとで店とモメることになる。
費用 料理と飲み放題で、1人4千円以下が目標。恥ずかしがらず100円単位で値切る。人数が多いと店側もおいしいお客なので、案外値切りに応じてくれます。
L字型とかだと、ただの飲み会になる。おしゃれな店だと陥りやすいミス。理想は四角い形でどの席からも高砂席が見えること。かなり重要。
クローク 立食だとクロークがないとキツイ。なくても、サービスで作ってもらえることもあるので、これも交渉してみる。
明るさ おしゃれであればあるほど、暗い店が多い。雰囲気は良いが、明るい店の方が盛り上がりやすい。
控え室 どっきり企画などで必要となる。なくても何とかなるにはなる。
店員の態度 結構重要。融通を利かせてくれる店長でないと、なにかと辛い。
料理 あまりにもまずいと・・・。ただ、予算をかけたくないのでケチるところでもある。
景色 ビルの最上階でキレイな景色だと開放的な雰囲気になる。逆に、地下の閉鎖的な空間だと窮屈で帰りたくなる。意外に重要
禁止事項 胴上げ禁止、クラッカー禁止、持ち込み禁止、時間延長禁止、フラワーシャワー禁止、楽器演奏禁止etc・・・意外な禁止事項があるお店がある。
その他 お店で独自の演出をしてくれるところもあるので聞いてみる。

会場チェック項目(テンプレート)のダウンロードはコチラから

会場チェック項目リスト

冷静に会場を判断する 詳しい使い方は失敗しない会場選びのコツで学んでください。 収容人数 評価(1・2・3・4・5) 店の言う収容人数×0.8くらいの参加者がベスト。ゆったりできる。着席or立食で収容 ...

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→実際に会場に足を運んで検討する場合や、電話で会場を確認する場合にお使いください。

とりあえず、貸切可能なレストランがベストです。よく二次会で利用されている店を選びましょう。店側の設備も整っています。

ホテルの中とかにもありますが、コストパフォーマンスがよくないです。おしゃれなバーもありなのですが、料理がイマイチであったり、店が暗くて新郎新婦の顔がよく見えないという弱点があります。

会場を押さえる際の注意

ガーデンウエディング
  1. とりあえずココ!という店を押さえる。
  2. 下見に行って、店長と条件面を交渉する。
  3. まさかのキャンセル時のキャンセル料を確認する。重要

⇒いろんな店を仮予約して最終的に決めた際に、他の店の仮予約のキャンセルを忘れたため、キャンセル料を請求された・・・なんてこと実際にあります。

仮予約でも予約は予約。キャンセル料を請求されても文句は言えまへん。

二次会の場合は、人数も多く金額も高額になるので、キャンセル料も高額になります。特に予約時には気をつけてください!

予約の際に注意すべき言葉

内金(うちきん)・・・手付金。当日の代金の一部を先に支払う。通常1万から3万くらい。たまに予約金額の10%など。キャンセル時には、返ってこないことが多い。※民法的には内金はキャンセル時に返さなければならないハズですが。支払う場合は、キャンセル時に返ってくるかどうかを確認すること。

また、支払った場合は、預かり証をもらうようにする。領収書だと内金の扱いが微妙になり、キャンセル時にお金が返って来ないことになる。

仮押さえ・・・1週間ほど予約をしてくれる。仮押さえ期間内に正式に予約しなければ、キャンセル。

仮予約・・・仮押さえと同義語として使われている場合もあるが、予約とほぼ同義語としている場合がある。

店によって解釈が違うことがあるので、予約時に意味を確認しましょう。

POINT

素敵な会場を見つけて条件交渉。
悩んでないで、とにかく予約!スピード勝負と心得る。
ええ会場はどこも空いてないんよね。はよ予約しなはれ。

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